PERSONVERNPOLICY

 

Innledning

Coness-selskapene (Coness AS, Coness Search & Selection AS, Coness Projects AS og Coness Invest AS) tar sikkerheten til dine personopplysninger på alvor. Vi arbeider hardt for å følge opp at våre forpliktelser og rutiner for behandling av dine personopplysninger er i tråd med gjeldende regelverk.

 

I denne Personvernpolicy’en informerer vi om hvordan vi behandler dine personopplysninger, og hvilke rettigheter du har i kontakt med våre Coness-selskaper.

 

I hvert av Coness-selskapene er det Daglig leder i det enkelte Coness-selskapet som er behandlingsansvarlig for personopplysninger de får i relasjonen selskapet har til deg. Ta kontakt med Daglig leder hvis du har spørsmål eller behov for ytterligere informasjon om vår behandling av personopplysninger.

 

Når samler vi inn informasjon om deg?

Coness-selskapenes innsamling og behandling av personopplysninger er først og fremst knyttet til formålet og utførelsen av våre konsulent- og rådgivningsoppdrag for våre kunder og oppdragsgivere.

 

Vi behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for å utføre det enkelte konsulentoppdrag. I de fleste tilfeller står vi som «Behandlingsansvarlig» sammen med vår oppdragsgiver. Dette innebærer at vi hver for oss vil være behandlingsansvarlig for personopplysningene som utveksles mellom oss i forbindelse med konsulentoppdraget. I andre tilfeller vil vi være «Databehandler» som behandler dine personopplysninger på vegne av vår oppdragsgiver.   

 

Opplysningene vil variere avhengig av formålet og hvilken relasjon vi har til deg.

Din relasjon til oss vil normalt være at du er:

  • Eksisterende eller mulig kunde

  • Leverandør eller samarbeidspartner

  • Kursdeltaker

  • Deltaker i trenings- og utviklingsprogrammer

  • Jobbsøker eller mulig kandidat i rekrutteringsprosesser

  • Deltaker i spørreundersøkelse

  • Mottaker av markedsinformasjon

  • Ansatt

 

Hvilken type informasjon samles?

Personopplysningene vi samler inn er i hovedsak data du selv oppgir når du kontakter oss, fra offentlige tilgjengelige kilder (f.eks. Brønnøysundregisteret), når du registrerer deg som bruker i vårt rekrutteringssystem, samt fra personer som kan ha opplysninger som er relevante for oppdraget.

 

Hvordan brukes informasjonen din?
 

Kunde, mulig kunde, leverandør eller samarbeidspartner

Vi bruker informasjonen for å oppfylle vår avtale og h

a et forretningsmessig forhold til deg. Kontakt- og faktureringsinformasjon registreres i våre CRM-system og brukes for å kommunisere med deg om våre tjenester, gi deg support eller tilby deg relevante tjenester.

 

I tillegg benyttes informasjonen for fakturerings- og regnskapsformål. Slik informasjon vil bli lagret i samsvar med bl.a. Bokføringsloven og Revisjonsloven.

 

Kursdeltaker

Coness-selskapene kan være kursleverandør/-arrangør for bedriftsinterne og åpne kurs og seminarer.
I den forbindelse vil vi typisk behandle personopplysninger med din kontaktinformasjon.

 

Opplysningene vi innhenter bruker vi til å gi deg informasjon om kurset, samt til utsendelse av materiell, presentasjoner og kursbevis. Vi bruker informasjonen for å oppfylle vår avtale som kursleverandør/- arrangør.

 

I de tilfeller vi ønsker å innhente din kursevaluering, vil slike opplysninger innhentes med ditt særskilte samtykke og slettes så snart disse er ferdig bearbeidet i anonymiserte rapporter.

 

Deltakerlister og oversikt over utstedte kursbevis vil normalt bli lagret med grunnlag i vår berettiget interesse.

 

Deltaker i trenings- og utviklingsprogrammer

For å kunne gjennomføre trenings- og utviklingsprogram på en effektiv måte, er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger om deg. Treningsprogram innebærer at vi samler inn opplysninger slik som navn, telefonnummer, e-postadresse, rapporter og notater fra personlighetstester, og ved at vi gjennomfører caseoppgaver med filmopptak og lignende, hvor testresultater, filmopptak og rapporter blir lagret så lenge det er hensiktsmessig for å få utbytte av treningen.

 

Særskilt samtykke til behandling innhentes forut for gjennomføring av slike trenings- og utviklingsprogram.

 

Jobbsøker eller mulig kandidat i rekrutteringsprosesser

Ved utlysning av ledige stillinger vil Coness-selskapene behandle personopplysninger om deg som søker. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å finne den best egnede kandidaten til stillingen. Behandlingen skjer med grunnlag i samtykke.  

 

I mange rekrutteringsoppdrag gjør vi også søk etter mulige kandidater som ikke selv er aktiv jobbsøker. Personopplysninger samles inn fra offentlig tilgjengelige kilder (bedrifters hjemmesider, LinkedIn etc.). I slike tilfeller behandler vi personopplysninger som navn, e-post, telefonnummer og stilling. Behandlingen skjer med grunnlag i vår «berettigede interesse». Dersom du registreres av oss, vil du få informasjon om dette tilsendt på e-post innen 3 måneder. Dersom du ikke ønsker at vi behandler dine personopplysninger for fremtidige rekrutteringsprosesser, kan du enkelt be om at dine opplysninger blir slettet.

 

Vi mottar også åpne søknader og CV-registreringer av søkere som ønsker å gjøre seg tilgjengelig for oss i fremtidige rekrutteringsoppdrag. Dette skjer med grunnlag i samtykke.

 

I oppdrag der vi rekrutterer til stillinger i «Offentlig virksomhet» (statlige/kommunale virksomheter eller selskaper), skal det med hjemmel i Offentleglova utarbeides en offentlig søkerliste som inneholder navn, alder, stilling eller yrkestittel samt bosteds eller arbeidskommune for den enkelte søker. Vår oppdragsgiver er i slike tilfeller pålagt å dele disse personopplysningene. Dersom du som kandidat ønsker unntak fra offentlig søkerliste, må man selv be om slik unntak fra dette.

 

Enkelte kandidater (blant annet de som vil delta i avsluttende del av rekrutteringsprosesser) vil gjennomføre forskjellige psykometriske tester hvor resultatene i form av rapporter og notater kan bli lagret. Enkelte kandidater vil også bli bedt om å gjennomføre caseoppgaver (i noen tilfeller også filmet og lagret.) Vi vil be om særskilt samtykke forut for slike aktiviteter.

 

I noen rekrutteringsprosesser kreves det at vi gjør bakgrunnssjekk, innhenter politiattester og kredittopplysninger. Innhenting og behandling av denne type informasjon gjøres på grunnlag av et særskilt samtykke.

 

Personopplysninger knyttet til rekrutteringsprosesser beholder vi i inntil 3 år. I den grad vi ønsker å beholde registreringene utover dette, vil vi be om nytt samtykke. Dersom samtykke ikke fornyes eller på et tidspunkt trekkes, slettes alle personopplysninger. Unntatt herifra er søkerlister og prosessrapporter.

 

Deltaker i spørreundersøkelser

Coness-selskapene gjennomfører ulike spørreundersøkelser på vegne av oppdragsgivere eller på vegne av oss selv. Dette kan typisk være spørreundersøkelser om marked, klima og arbeidsmiljø, deltakerevalueringer eller kunde- og kandidatopplevelser. Din deltakelse vil være basert på ditt samtykke.

 

Personopplysninger som navn med kontaktdetaljer, tittel/arbeidsgiver og geografi blir gjerne behandlet sammen med spesifikke spørsmål utviklet for spørreundersøkelsen.

 

Alle opplysninger blir slettet etter fullført oppdrag, og opplysningene blir ikke delt med andre eller brukt til andre formål enn det som er angitt. Resultatrapportene fra spørreundersøkelser blir alltid anonymisert før de presenteres for oppdragsgivere og tredjeparter.

 

Mottaker av markedsføringsmateriell, nyhetsbrev og annen relevant informasjon

Vi behandler personopplysninger om eksisterende og mulige kunder, kandidater registrert i vår CV-database og samarbeidspartnere for markedsføringsformål, for eksempel for utsendelse av nyhetsbrev, tips og råd, invitasjoner til seminarer og arrangementer og lignende.

 

Opplysningene som behandles for dette formålet, omfatter blant annet navn og kontaktinformasjon. Slike markedsaktiviteter bygger som regel på at vi har et eksisterende kunde- og samarbeidsforhold som gjør det naturlig med utsendelse av slik informasjon.

 

Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter Markedsføringsloven.

Ansatt

Vi behandler opplysninger om egne ansatte i hovedsak for å administrere lønn og arbeidsforhold. Behandlingsgrunnlaget er nødvendigheten av å oppfylle ansettelsesavtalen som den ansatte er part i.

 

Ansatte som profileres med portrettbilde, situasjonsbilde eller i videopresentasjoner på våre nettsider og i annet markedsføringsmateriell, skjer med grunnlag i den enkeltes samtykke.

 

Alle ansatte registreres i det enkelte selskaps personalsystem. Ved arbeidets opphør slettes e-postkasse. Det samme gjelder alle personopplysninger som selskapet ikke har en berettiget interesse av å oppbevare, eller er pålagt å lagre etter lov.

 

Hvem har tilgang til informasjonen din?

Alle representanter for Coness-selskapene har taushetsplikt om de forhold vi får kjennskap til. Vi vil derfor ikke gi andre enn vår oppdragsgiver (som tredjepart) innsyn i de personopplysninger vi behandler i utførelsen av oppdraget.

 

Det er kun ansatte med et tjenstlig behov i det enkelte Coness-selskapet som har tilgang til din informasjon. Vi vil kun utlevere personopplysninger til en tredjepart hvis dette er nødvendig for utførelsen av vårt oppdrag, samt i de tilfeller vi med hjemmel i lov blir pålagt dette av offentlige myndigheter.

 

Vår oppdragsgiver (som tredjepart) skal ha separate og uavhengige retningslinjer for personvern. Vi har ikke ansvar for innholdet og aktivitetene til de tilknyttede tjenestene, men samtidig oppfordrer vi våre oppdragsgivere til å håndtere informasjonen på en forsvarlig måte og i henhold til personvernreglene.

 

Vi ønsker å beskytte integriteten til tjenestene vi leverer, og vi begrenser hvilken informasjon vi deler til et nødvendig minimum.

 

Hvordan du kan få tilgang til dine opplysninger og oppdatere informasjonen din?

Nøyaktigheten av dine personopplysninger er viktig for oss. Du har rett til å be om en kopi av informasjonen vi har lagret om deg.

 

Hvis du mener at personopplysninger vi har registrert om deg er feilaktige eller mangelfulle, kan du ta kontakt med oss og kreve at opplysningene blir rettet eller slettet.

 

Hvis behandlingen av opplysningene er basert på ditt samtykke, gjør vi oppmerksom på at du når som helst kan trekke samtykket tilbake.

 

Sikkerhetsregler for å beskytte informasjonen din

Vi gjør vårt ytterste for å sikre informasjonen i våre systemer. Vi anser oppbevaring av saksinformasjon og personopplysninger som en del av vårt kundeoppdrag.   

 

Vi bruker anerkjente sikkerhetsløsninger og har tilgang til spesialistkompetanse for å sikre at vi til enhver tid har et godt sikkerhetsnivå.

 

Personopplysningene lagres i hovedsak i våre ulike elektroniske saksbehandlingssystem, samt i fysiske saksmapper. Personopplysninger som blir behandlet eller lagret utenfor EU/EØS sikres, gjennom Konfidensialitetsavtaler med vår databehandler.

 

Vi er juridisk pålagt å lagre visse typer opplysninger for å oppfylle våre lovbestemte forpliktelser (f.eks. i forhold til regnskap). Vi vil holde dine personlige opplysninger i våre systemer så lenge det er nødvendig for den aktuelle aktiviteten, eller så lenge det er angitt i denne personvernpolicy ’en eller i en relevant kontrakt du har med oss.

 

 

Behandlingsansvarlig og databehandler
For noen konsulentoppdrag er Coness-selskapet å betrakte som «behandlingsansvarlig», dvs at det er vi som bestemmer formålet med behandling av personopplysningene og hvilke midler som benyttes.

I andre konsulentoppdrag er Coness-selskapet «databehandler» på vegne av vår oppdragsgiver som da vil være behandlingsansvarlig.

 

Vi inngår databehandleravtaler med de tjenesteleverandører vi benytter. Dette gjelder i hovedsak leverandører av ulike elektroniske saksbehandlerløsninger. Av sikkerhetshensyn oppgir vi kun navn på våre leverandører ved direkte henvendelse til oss.

 

Våre tjenesteleverandører vil i oppfyllelsen av avtalen med oss kunne behandle personopplysninger på våre vegne, men da i samsvar med våre instrukser og databehandleravtale. Våre tjenesteleverandører skal alltid ha de samme plikter som følger av databehandleravtalen med oss.

 

 

Sikring, lagring og sletting

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes dersom du trekker ditt samtykke.

 

Tredjepartsverktøy

I noen tilfeller må vi sende din informasjon til tredjepartsverktøy på våre nettsteder, men kun for å fullføre oppgaver og tilby tjenester til deg på våre vegne. Vi sender kun den informasjonen som er nødvendig.

 

Vi bruker følgende tredjepartsverktøy på vårt nettsted:

  • Recruitment Manager (recman.no): Rekrutteringsverktøy ved søknadsregistrering og registrering i CV-database.

 

Klage

Hvis du mener vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernlovgivningen, håper vi at du vil ta dette direkte opp med oss.

 

Du kan også sende din klage til Datatilsynet. Se www.datatilsynet.no for mer informasjon om personvernlovgivningen.

 

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen som er gitt her.

Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

 

 Ved å bruke nettstedet vårt, godtar du denne Personvernpolicy’en.

 

 

Sist oppdatert: 15. september 2019